Eigenbeleg Vorlage

Eigenbeleg Vorlage zur Anfertigung eines selbst erstellten Belegs nutzen

Benutzen Sie eine Eigenbeleg Vorlage, um damit Ihren eigenen Quittungsbeleg realisieren zu können. Das Ersatzbeleg Muster im Word-Dokument ist schon fertig formuliert und braucht nur noch ausgefüllt werden. Unser Vordruck kann entweder direkt auf Ihrem Rechner oder händisch ausgefüllt werden.

Eigenbeleg Vorlage

Sie haben keinen Ausgabennachweis mehr oder haben keinerlei Rechnungsnachweis gekriegt? KeinThema! Machen Sie Ihre Geschäftsbuchhaltung dank unserer kostenfreien Vorlage erneut vollständig.

Los geht’s.

Eigenbeleg Vorlage mit Ausfüllhilfe

Im Rechnungswesen gilt der Leitsatz „Keine Verbuchung ohne Ausgabennachweis“. Für den Fall, dass eine Originalquittung über eine Betriebsausgabe nicht mehr auffindbar, nicht nutzbar oder einfach nicht vorhanden ist, kann ein Eigenbeleg selber ausgestellt werden. Der Anlass muss sich dabei immerzu um eine Betriebsaufwendung handeln, damit ihre geschäftliche Aufwendung von den Steuerbehörden auch genehmigt wird.

Zentral bei dem selber erstellten Beleg ist die Aufzeichnung sämtlicher spezifischen Daten über ihre Aufwendung, so wie jene in der Regel auch auf dem originalen Ausgabennachweis zu finden wären. Der Ersatzbeleg muss also plausibel und von der Ausgabenhöhe her glaubhaft sein. Auf einem eigenen Beleg sind daher immerzu der vollständige Name und die Adresse des Zahlungsempfängers, die Art der Aufwendung, der Rechnungsbetrag, der präzise Grund für das Ausstellen des Eigenbelegs, das Datum der Zahlung und die Signatur des Zahlungsempfängers aufzuführen.

Hierbei sollte ein Eigenbeleg immerzu der Ausnahmefall bleiben. Zu viele oder zu häufig ausgestellte Ersatzbelege sind im Falle einer Steuerprüfung meistens nicht glaubwürdig.

Mittels Ersatzbeleg seine betrieblichen Ausgaben nochmals geltend machen

Besteht für eine geschäftliche Ausgabe kein Quittungsbeleg und ist die nachträgliche Besorgung der Notbelege oder auch einer Durchschrift ihrer Quittung nicht machbar oder zu mühsig, so darf ein Firmeninhaber oder auch der Mitarbeiter einen Ersatzbeleg ausstellen. Auf jenem platziert er die nötigsten Daten zum Geschäftsvorfall.

Ein Ersatzbeleg dient in ihrer Buchführung als Ausgangsebene für die Korrekte Verbuchung des Geschäftlichen Vorfalls. Kostenfreie Muster & Vorlagen helfen beim Ausstellen Ihrer Eigenbelege. Die Aufwendungen müssen natürlich geschäftlich veranlasst sein, um als Geschäftsausgaben zu fungieren. Die gezahlte MwSt. darf ein Unternehmer nicht als Vorsteuer abziehen, sofern dieser den Geschäftsvorfall lediglich mittels Eigenbeleg nachweist. Nichtsdestotrotz zählt dann auch der komplette Bruttobetrag als Betriebsausgabe.

Abgesehen von den Fällen, wo ein Ersatzbeleg den originalen Beleg ersetzen soll, gibt es in einem Unternehmen auch Geschäftsvorfälle, bei welchen es zur Anfertigung von Eigenbelegen gar keine Alternativlösung gibt, etwa im Falle von Privatentnahmen & -Einzahlungen von Zaster oder Sachwerten. Kostenlose Vorlagen & Muster unterstützen beim Ausstellen von Ersatzbelegen. Zudem bieten wir ein Online-Tool für diesen Zweck an, welches ebenfalls gratis bereit steht.

Eigenbelege für kleine Beträge bedenkenlos

Eigenbelege für Kleinbeträge bis zu 150 Euroletten brutto sind meistens unproblematisch, heißt es laut BVBC.

Dies gelte im Besonderen für Zahlungsvorgänge, die über ein Konto erfolgt seien. Schließlich bestehe dann ein Kontoauszug als Fremdbeleg. Schwieriger sind Bargeldzahlungen. Eigens erstellte Belege für Bargeldzahlungen kann der Zahlende um weitere Belege ergänzen, wenn er solche weiteren Belege hat.

Fehlt beispielsweise eine Portoquittung, kann eine Kopie des Briefes die Aufwendungen beweisen. Verschiedene Kleinbeträge lassen sich eh nur per Eigenbeleg nachweisen. Trinkgelder anlässlich einer Bewirtung wird ein Geschäftsmann nicht quittiert bekommen. Hierfür benötigen Sie einen Bewirtungsbeleg.